AI Summit: Proses SOAR

Apa itu AI Summit?
AI Summit adalah suatu metodologi untuk memfasilitasi perubahan dengan cara melibatkan semua pihak, baik pihak internal maupun eksternal suatu organisasi. AI Summit merupakan suatu rangkaian kegiatan yang mengajak sekelompok orang (30-3000) untuk berpartisipasi dalam (1) menggali kompetensi inti dan kekuatan organisasi atau komunitas (2) melihat kesempatan-kesempatan bagi perubahan yang positif (3) merancang suatu perubahan yang diinginkan ke dalam struktur, strategi, sistem, dan budaya organisasi atau komunitas, dan (4) menerapkan serta mempertahankan perubahan tersebut. AI Summit berkembang karena adanya asumsi dasar bahwa suatu organisasi akan mengalami perubahan yang tercepat dan terbaik ketika orang-orang yang berada di dalamnya bersemangat dengan arah perubahan tersebut, memiliki rencana yang jelas, dan percaya diri akan kemampuan mereka untuk meraih apa yang diinginkan. Dengan kata lain, perubahan organsiasi yang efektif dan cepat merupakan hasil dari adanya “keutuhan” (whole system) yang berpusat pada kekuatan dan ide yang menciptakan semangat untuk bertindak.

Hubungan Antara AI Summit dengan Proses Kelompok Besar Lainnya
AI Summit dibangun berdasarkan metodologi bahwa semua orang harus terlibat aktif dalam meningkatkan sistem keseluruhan organisasi. Hanya saja, AI Summit lebih menekankan pada inovasi dan kekuatan positif untuk menghasilkan kinerja organisasi yang luar biasa. AI Summit didasarkan pada pemahaman bahwa masa depan itu sesuatu yang tidak pasti dan tidak diketahui, dan orang-orang yang berada di dalam organisasi secara simultan terlibat dalam proses untuk membangun sesuatu yang baru. Dan, ketika orang-orang yang berada di dalam organisasi berada pada kondisi terbaiknya, mereka dapat menciptakan inovasi bagi kinerja yang luar biasa.

Persamaan AI Summit dengan Proses Kelompok Besar Lainnya

1. Pentingnya menggunakan “keutuhan” (whole system). Ketika orang yang berada di dalam organisasi melihat adanya hubungan antar departemen, proses, dan ide; mereka akan lebih tahu bagaimana caranya berpartisipasi. Tentunya hal ini akan membantu mereka untuk lebih memiliki komitmen terhadap organisasi.
2. Fokus pada masa depan. Pendekatan-pendekatan sebelumnya yang berpusat pada penyelesaian masalah (problem solving) membuat orang menjadi depresi. Sedangkan pendekatan yang berpusat pada masa depan akan mampu menghasilkan harapan dan energi. Fokus utama pada semua proses kelompok besar adalah membantu orang mengarahkan energi mereka untuk membayangkan masa depan dan bukannya memikirkan masalah yang ada.
3. Dialog, kata-kata, dan pencarian visi yang sama. Ketika orang saling mendengarkan dan berbagi cerita atau pengalaman unik, mereka tentunya akan lebih mudah memahami cara pandang orang lain dan dapat membangun pemahaman bersama.
4. Komitmen untuk melakukan manajemen diri (self management). Manajemen diri yang dimiliki bersama-sama akan memberikan kontribusi yang signifikan bagi kualitas hasil kerja, jumlah orang yang bekerja, dan penerapan yang dapat dilakukan.

Perbedaan AI Summit dengan Proses Kelompok Besar Lainnya

1. Adanya asumsi konstruksionis sosial yang menyatakan bahwa komunikasi manusia merupakan proses utama yang menciptakan, memelihara, dan mengubah realitas. Makna dibuat dalam percakapan, realitas diciptakan dalam komunikasi, dan pengetahuan dihasilkan melalui interaksi sosial. Penekanan pada konstruksionisme sosial membuat AI Summit berbeda dari proses kelompok besar lainnya yang menekankan pada perbaikan sistem. Dengan konstruksionisme sosial, organisasi dapat mencapai perubahan yang ideal melalui percakapan yang bermakna.
2. Penggunaan pendekatan yang apresiatif. Dengan pendekatan yang apresiatif, AI Summit mengajak orang-orang untuk menghargai hal-hal terbaik yang ada pada dirinya, merasakan hal yang memberikan kehidupan, mengakui beragam kelebihan, kelebihan, aset, dan potensi yang dimiliki, serta meningkatkan nilai. Pendekatan yang apresiatif membantu orang-orang untuk mengembangkan kreatifitas dan ide-ide baru bagi inovasi organisasi.
3. Adanya komitmen terhadap penyelidikan yang simultan. Salah satu pelajaran berharga yang diperoleh dari AI Summit adalah mengenai pentingnya pertanyaan pertama yang diajukan. Pertanyaan yang diajukan akan menetapkan apa yang “dicari”. Dan apa yang “dicari” nantinya akan menjadi pengetahuan yang menjadi dasar bagi konstruksi masa depan. Maka dari itu, penting sekali adanya komitmen untuk terus melakukan penyelidikan melalui pertanyaan-pertanyaan yang positif.
4. Adanya pencarian akan hal-hal yang lebih bermakna. AI Summit merupakan suatu tindakan yang dinspirasi oleh harapan dan aspirasi. Teori harapan menyatakan bahwa manusia akan lebih bersemangat dalam melakukan sesuatu apabila terdapat (1) tujuan yang membangkitkan, (2) rasa akan adanya kepercayaan kolektif bahwa ia mampu mencapai tujuan, dan (3) serangkaian strategi untuk bergerak mencapai tujuan. Salah satu tindakan yang paling penting dalam merancang masa depan bersama ialah adanya kemauan untuk melakukan pencarian akan hal-hal yang lebih bermakna.
5. Adanya perhatian terhadap desain organisasi yang berdasarkan nilai. Salah satu alasan mengapa AI Summit membutuhkan waktu 3 hingga 5 hari adalah supaya tersedianya cukup waktu untuk merancang organisasi yang berdasarkan nilai (value-based organization). Yang dimaksud dengan desain organisasi adalah pengekspresian nilai pada struktur, sistem, strategi, hubungan, peran, kebijakan, prosedur, produk, dan jasa. Jika rancangan organisasi berjalan dengan baik, tentunya akan menghasilkan kerjasama, dukungan terhadap hal-hal terbaik yang dimiliki oleh seseorang, dan aspirasi yang tetap bertahan.

MANFAAT AI SUMMIT

1. AI Summit mempercepat proses perubahan organisasi karena adanya keterlibatan yang besar dari semua pihak.
2. AI Summit membangun kepercayaan diri suatu organisasi karena adanya tahap penemuan yang membantu organisasi untuk menggali inti positif (kekuatan, aset, kapasitas, kemampuan, nilai, tradisi, prestasi, dan lain-lain).
3. AI Summit menghasilkan akses informasi yang cepat dan luas karena melibatkan semua pihak dan level yang ada di organisasi.
4. AI Summit membantu adanya “perubahan cara berpikir keseluruhan suatu organisasi”. Demi mencapai kesuksesan, semua anggota organisasi harus memiliki pemahaman bahwa kontribusi individual mereka itu sangat penting bagi masa depan organisasi. Dan, AI Summit membantu dengan menciptakan suatu forum dimana semua anggota organisasi dapat memperoleh pemahaman bersama akan “logika keutuhan” atau “logic of the whole”.
5. AI Summit menghasilkan tindakan yang inspiratif. Ketika semua pihak dilibatkan dalam proses inovasi, maka penerapan dari proses tersebut akan berjalan lebih baik.
6. AI Summit menghasilkan suatu alat untuk mempertahankan perubahan positif organisasi. Alat tersebut adalah arsitektur sosial organisasi, yaitu sistem, struktur, strategi, dan budaya organisasi, yang diciptakan bersama-sama oleh semua anggota organisasi.

Sumber:

Ludema, James D. dkk. (2003) The Appreciative Inquiry Summit. BK. San Francisco